Rekisteriseloste työntekijöille
Rekisterinpitäjä
Workway Oy
Antinkatu 2
28100 Pori
Rekisterinpitäjän edustaja
Mikko Virtanen
puh. 044 372 3200
Teemu Mäkinen
puh. 044 771 4000
sähköposti: etunimi.sukunimi@hrsata.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yrityksen työnhakija- ja työntekijäasiakkaiden henkilötietoja sisältävä rekisteri mahdollistaa yrityksen liiketoimintaan kuuluvien henkilöstöalan palveluiden tuottamisen sekä työnantajan lakisääteisten velvoitteiden toteuttamisen. Tietoja, jotka eivät näihin tarkoituksiin ole tarpeen, ei pyydetä eikä tallenneta.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista
Työntekijäasiakkaista tallennetaan tietoja, jotka ovat tarpeen työlainsäädännön työnantajalle asettamien velvoitteiden toteuttamiseksi. Tällaisia tietoja ovat edellä mainittujen lisäksi henkilötunnus, pankkiyhteys, työsuhdetiedot, tiedot palkkauksesta ja muista eduista, verotus- ja muut pidätystiedot, työaika- ja vuosilomatiedot. Työterveyshuoltoon liittyviä tietoja keräämme työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan. Tiedot ovat tarpeellisia sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien selvittämiseksi taikka sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, taikka jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella. Työnantajana keräämme poissaoloihin liittyviä tietoja kulurakenteisiin, näitä poissaoloja ovat sairauspoissaolot, muut luvalliset tai luvattomat poissaolot, loma-aika, vanhempainvapaat tai muut erikseen sovitut tai työehtosopimuksissa olevat vapaat / poissaolot.
Keräämme lisäksi työvälineisiin, työsuojaimiin ja työasuihin liittyvää tietoa sekä mahdollisten työlaitteiden tallentamat sijainti tai muut ajankäyttöön liittyvät tiedot.
Työsuhteen päätyttyä tallennamme työsuhteen päättymissyyt, työtodistus ja palkkatodistustiedot sekä eläkkeelle jäämiseen liittyvät tiedot.
Tietojen keräys
Tietoja kerätään hakijoiden itse jättämistä tiedoista HR Sata Henkilöstötalon järjestelmään www-sivujen kautta tai sähköpostitse, postitse, puhelimitse tai muilla sähköisillä järjestelmillä jätetyillä työhakemuksilla. Lisäksi työntekijätietoja kerätään tuntijärjestelmistä, palkanmaksujärjestelmistä, työterveyshuollon tilastoista, vakuutustilastoista sekä työntekijän itse luovuttamista muista tiedoista.
Tietojen luovutus
Työntekijäasiakkaista tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, työterveyshuollolle eläkevakuutusyhtiöille ja tapaturmavakuutusyhtiölle. Lisäksi henkilötietoja työntekijöistä luovutetaan tilitoimistollemme palkanlaskennan, laskutuksen ja kirjanpidon tuottamiseksi. Työnhakijatietoja voidaan luovuttaa asiakasyritykselle työntekijän omalla, erillisellä ja kirjallisella suostumuksella esimerkiksi pääluottamusmiehille tai yritysasiakkaan erilaisia tilastointeja, työsuojelutarkastuksia tai muita lain edellyttämiä viranomaistarkastuksia varten.
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsee käsiksi vain rekisterin pitäjän valtuuttamat omat työntekijät. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
ATK:lla käsiteltävät tiedot ovat säilytettyinä suojatuilla palvelimilla, joihin pääsee vain rekisterin pitäjän valtuuttamat henkilöt. Kaikkia tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot ovat kerätty. Tietojen säilytyksen tarpeellisuutta arvioidaan jokaisen tiedon kohdalla kahden vuoden välein. Tietoja jotka ovat laissa säädetty säilytettäväksi pidemmäksi aikaa säilytetään vähintään laissa säädetyn minimiajan verran. Tämän jälkeen tietojen säilytyksen tarpeellisuutta arvioidaan kahden vuoden välein. Tietojen säilytyksen tarpeellisuutta arvioidaan rekisteripitäjän sisäisten käytännesääntöjen mukaan.
Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista. Mikäli henkilö haluaa saada rekisteriin kerätyn tiedon tai vaatii niihin muokkausta tulee pyyntö lähettää kirjallisena. Rekisterin pitäjällä on oikeus vaatia tällöin henkilöllisyyden todistamista. Rekisterin pitäjä vastaa henkilölle pääsääntöisesti kuukaudessa.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien tietojen poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”) siinä määrin kuin lain puitteissa on mahdollista (säilytysvelvollisuus). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuojasetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee aina lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukaudessa).
Rekisteriseloste yritysasiakkaille
Rekisterinpitäjä
Workway Oy
Antinkatu 2
28100 Pori
Rekisterinpitäjän edustaja
Mikko Virtanen
puh. 044 372 3200
Teemu Mäkinen
puh. 044 771 4000
sähköposti: etunimi.sukunimi@hrsata.fi
Yritysasiakastietojen käsittelyn tarkoitus
Yritysasiakastietoja sekä heidän yhteyshenkilöiden tietoja kerätään seuraavaa tarkoitusta varten: asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, rekisterinpitäjän palveluiden markkinointi, rekisterinpitäjän liiketoiminnan sekä asiakasyhteistyön kehittäminen.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista
Yritysasiakkaistamme keräämme toimipisteiden osoitetietoja, y-tunnuksia, laskutustietoja, yhteyshenkilöiden nimitietoja ja heidän puhelinnumero-, sähköposti- ja muita yhteystietoja, titteleitä sekä muita heidän asemaa koskevia tietoja, asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämääriä, palautteita, laskutus- ja perintätietoja, luottotietoja sekä lisäksi käyttäjätunnuksia ja salasanoja järjestelmiimme. Yritysasiakkaistamme keräämme toimipisteiden osoitetietoja, laskutustietoja, yhteyshenkilöiden nimitietoja ja heidän puhelinnumero-, sähköposti- ja muita yhteystietoja, titteleitä sekä muita heidän asemaa koskevia tietoja, asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämääriä, palautteita, laskutus- ja perintätietoja, luottotietoja sekä lisäksi käyttäjätunnuksia ja salasanoja järjestelmiimme.
Tietojen keräys
Asiakkaan luovuttamat tiedot, julkisista rekistereistä kerätyt tiedot, muut ulkopuoliset rekisterit, asiakastilaisuuksista kerätyt tiedot.
Tietojen luovutus
Yritysasiakastietoja luovutetaan rekisterin pitäjän omille yhteistyötahoille siinä määrin kun liiketoiminta sitä edellyttää, tällaisia tahoja voivat olla tilitoimisto / kirjanpitäjä, vakuutusyhtiö, viranomaistahot, pankki.
