Rekisteriseloste työnhakijoille

Rekisterinpitäjä

Workway Oy
Antinkatu 2
28100 Pori

Rekisterinpitäjän edustaja

Mikko Virtanen
puh. 044 372 3200

Teemu Mäkinen
puh. 044 771 4000

sähköposti: etunimi.sukunimi@hrsata.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yrityksen työnhakija- ja työntekijäasiakkaiden henkilötietoja sisältävä rekisteri mahdollistaa yrityksen liiketoimintaan kuuluvien henkilöstöalan palveluiden tuottamisen sekä työnantajan lakisääteisten velvoitteiden toteuttamisen. Tietoja, jotka eivät näihin tarkoituksiin ole tarpeen, ei pyydetä eikä tallenneta.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista

Työnhakija-asiakkaista tallennetaan tietoja, jotka ovat tarpeen yrityksen rekrytointi- ja henkilöstövuokrauspalveluiden tuottamisessa. Tällaisia tietoja ovat etu- ja sukunimi, lähiosoite, postinumero- ja toimipaikka, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite, profiilikuva, ammatti, tutkinnot ja koulutukset, kielitaito, IT-taidot, aikaisempi työkokemus, järjestelmä-, erityis- ja muu osaaminen, ammattikortit, ajokortti, auton käytettävyys, vallitseva työtilanne, toiveet työtehtävistä, työajoista, työn luonteesta ja -kestosta sekä työskentelyalueesta, valmius työskentelyn aloittamiseen. Työnhakijoista tallennamme lisäksi mahdollisten soveltuvuus- / persoonallisuustestien tietoja.

Tietojen keräys

Tietoja kerätään ainoastaan hakijoiden itse jättämistä tiedoista HR Sata Henkilöstötalon järjestelmään www-sivujen kautta tai sähköpostitse, postitse, puhelimitse tai muilla sähköisillä järjestelmillä jätetyillä työhakemuksilla.

Tietojen luovutus

Työnhakija-asiakkaista tallennettuja henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröityjen suostumusta. Rekisteröityjen työnhakija-asiakkaiden suostumuksella heitä koskevia henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän asiakkaina oleville työnantajayhteisöille.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsee käsiksi vain rekisterin pitäjän valtuuttamat omat työntekijät. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

ATK:lla käsiteltävät tiedot ovat säilytettyinä suojatuilla palvelimilla, joihin pääsee vain rekisterin pitäjän valtuuttamat henkilöt. Kaikkia tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot ovat kerätty. Tietojen säilytyksen tarpeellisuutta arvioidaan jokaisen tiedon kohdalla kahden vuoden välein. Tietoja, jotka ovat laissa säädetty säilytettäväksi pidemmäksi aikaa säilytetään vähintään laissa säädetyn minimiajan verran. Tämän jälkeen tietojen säilytyksen tarpeellisuutta arvioidaan kahden vuoden välein. Tietojen säilytyksen tarpeellisuutta arvioidaan rekisteripitäjän sisäisten käytännesääntöjen mukaan.

Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista. Mikäli henkilö haluaa saada rekisteriin kerätyn tiedon tai vaatii niihin muokkausta tulee pyyntö lähettää kirjallisena. Rekisterin pitäjällä on oikeus vaatia tällöin henkilöllisyyden todistamista. Rekisterin pitäjä vastaa henkilölle pääsääntöisesti kuukaudessa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien tietojen poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”) siinä määrin kuin lain puitteissa on mahdollista (säilytysvelvollisuus). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuojasetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee aina lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukaudessa).